Public concerné
Thérapeutes et coaches avant ou peu après l'indépendance
Cette page se concentre sur les points de lancement qui apparaissent ensuite dans le logiciel de cabinet. Forme juridique, AVS, TVA et autorisations restent des prérequis; le statut AVS et l'assujettissement TVA se clarifient hors du logiciel avec les organismes compétents.
L'ordre pratique: clarifier d'abord les bases professionnelles, juridiques et financières, puis construire réservation en ligne, données patient, facturation et paiements sur cette base.
Ce qui doit être défini avant la configuration
Pour la configuration, le cabinet a besoin d'un nom clair, d'une adresse de facturation, d'un ou plusieurs lieux, d'un compte bancaire, de rôles dans l'équipe, d'une offre de prestations et d'une décision sur les tarifs ou prestations individuelles utilisés.
La caisse de compensation AVS évalue l'indépendance au cas par cas selon les circonstances économiques. L'assujettissement TVA, les seuils de chiffre d'affaires et les éventuelles exceptions se clarifient avec l'AFC ou une fiduciaire. Ces décisions influencent les textes de facture, données d'expéditeur, rôles, accès et exports ultérieurs.
Autorisations, reconnaissances et registres
KMU.admin indique que seules certaines professions ou activités réglementées au niveau cantonal nécessitent des autorisations particulières. Dans la santé et la thérapie, cette vérification est justement centrale.
Pour la facturation future, numéro ZSR/RCC, Tarif 590, EMR, ASCA ou NVS/SPAK peuvent entrer en jeu. Ces indications doivent être prêtes dans les données du cabinet, modèles de facture et informations patient avant la première facture.
Rendez-vous, dossiers, factures et protection des données
Le logiciel de cabinet doit être configuré avant le démarrage, pas lorsque factures et dossiers sont déjà dispersés dans des tableaux, e-mails et PDF. Données patient, rendez-vous, prestations, factures, paiements QR et documents doivent suivre un processus traçable.
La protection des données fait partie de la configuration de base. Droits d'accès, stockage sécurisé, possibilités d'export, conservation, sauvegardes et rôles clairs sont définis avant l'exploitation réelle.
Checklist de lancement du cabinet
- Définir nom du cabinet, adresse de facturation, lieux et compte bancaire.
- Vérifier les obligations professionnelles et cantonales d'autorisation.
- Clarifier forme juridique, statut AVS, assujettissement TVA et exceptions avec un organisme officiel ou une fiduciaire.
- Vérifier prestations, tarifs, ZSR/RCC, EMR, ASCA, NVS/SPAK ou autres reconnaissances.
- Configurer réservation en ligne, dossier patient, QR-facture et processus de paiement.
- Définir protection des données, gestion des dossiers, rôles et accès logiciels.
- Faire un patient test, un rendez-vous test, une prestation test et une facture test avant l'ouverture.
Erreurs fréquentes
- Lancer site web et réservation en ligne avant de clarifier autorisations et registres.
- Configurer le logiciel seulement lorsque les premiers dossiers et factures sont déjà dispersés.
- Collecter d'abord les données patient dans des fichiers provisoires et vouloir migrer ensuite.
- Tester le processus de facturation seulement après les premiers traitements.
Questions de cabinet
Que définir avant de configurer le logiciel?
Au minimum le nom du cabinet, l'adresse, les lieux, le compte bancaire, l'offre de prestations, les tarifs ou prestations individuelles, les rôles et les droits d'accès. Les questions juridiques et fiscales se clarifient auprès des organismes compétents.
Puis-je migrer plus tard depuis des tableaux et dossiers PDF?
Oui, mais la migration est plus sujette aux erreurs qu'un démarrage avec des processus définis. Données patient, factures ouvertes, documents et historique de paiement demandent alors un contrôle supplémentaire.
Quelle reconnaissance obtenir en premier?
Cela dépend de la méthode, de la profession, du canton et de l'objectif de remboursement. Pour les prestations de médecine complémentaire, EMR, ASCA, NVS/SPAK, ZSR/RCC et Tarif 590 doivent être considérés ensemble tôt.
Préparer le démarrage dans PRAXSYS
Dans PRAXSYS, rendez-vous, données patient, factures et administration du cabinet peuvent être configurés dès le départ.
Voir le logiciel pour cabinets thérapeutiquesSujets liés
Identification
Numéro ZSR/RCC
Le numéro ZSR/RCC identifie les fournisseurs de prestations médicales dans le registre suisse. Pour la facturation et la communication avec les assureurs, il doit correspondre au cabinet, à l'activité et au statut actuel du registre.
Facturation
Tarif 590
Le Tarif 590 standardise les prestations ambulatoires de médecine complémentaire dans l'assurance complémentaire. Il reste distinct d'une reconnaissance, d'un remboursement ou d'une autorisation d'exercer.
Reconnaissance
EMR
EMR est un label de qualité et un répertoire pour la médecine empirique. Patients et assureurs peuvent l'utiliser pour vérifier une reconnaissance; les factures doivent tout de même contenir des données complètes et cohérentes.
Reconnaissance
ASCA
ASCA est un label de qualité pour la médecine complémentaire. Les cabinets doivent distinguer clairement reconnaissance, formation continue, méthode et facturation.
Association et qualité
NVS / SPAK
NVS est une association professionnelle pour la naturopathie et la thérapie complémentaire; SPAK est le label de qualité dans l'environnement NVS. Adhésion, label et données de facture doivent être compris séparément.
Paiements
QR-facture
La QR-facture combine des données de paiement lisibles avec le Swiss QR Code. Elle devient fiable lorsque données de base, factures et suivi des paiements correspondent.
Sources et liens utiles
Le statut, les responsabilités et les détails peuvent changer. Pour les informations contraignantes, consultez les autorités, registres, assureurs, associations et spécialistes compétents.